Zaostrzone przepisy względem obchodzenia się z danymi osobowymi i stale wzrastająca ilość przetwarzanej dokumentacji sprawiły, że firmy coraz częściej posiłkują się rozwiązaniami outsourcingowymi w sferze bezpiecznej utylizacji dokumentów. W sektorze prywatnym z usług firm profesjonalnie niszczących dokumentację korzystają zwłaszcza duże i średnie przedsiębiorstwa. Również instytucje publiczne oraz sektor medyczny wybierają tego typu rozwiązania. Czy jest to wybór korzystny dla wszystkich zainteresowanych? Z czego wynika popularność firm niszczących dokumenty i nośników danych? Kto i kiedy decyduje się na takie kroki?
W jakich sytuacjach wybieramy firmę niszczącą dokumentację?
Nasze rodzime firmy wciąż mają sporo problemów z utylizacją dokumentacji, której karencja minęła. Najczęściej tego typu praktyki są odkładane na późniejszy termin i nie są wykonywane na bieżąco (a to z kolei może skutkować surowymi karami grzywny, jeśli chodzi o dokumenty z danymi osobowymi). W takich sytuacjach dochodzi do nagromadzenia dokumentów, którym nie są w stanie sprostać niszczarki biurowe i najczęściej po kilku latach zaniedbywania spraw związanych z przechowywaniem i niszczeniem do pomocy wzywany jest specjalista w tym zakresie – firma niszcząca dokumenty. Podobnie ma się sprawa w przypadku nieuporządkowanych i przepełnionych archiwów, które nie są prowadzone zgodnie z wykazem akt, a także przy przeprowadzkach firm, kiedy okazuje się, że po przeprowadzce pozostaje sporo przeterminowanej i niepotrzebnej dokumentacji. Oprócz wskazanych przypadków doraźnych niektórzy dyrektorzy placówek i właścicieli firm chce w jak najlepszy sposób zadbać o bezpieczeństwo informacji na temat prowadzonych przedsiębiorstw lub zdaje sobie sprawę, że nie posiada wystarczającego zaplecza technicznego do prawidłowego niszczenia dokumentów – wtedy także naturalną decyzją jest wybór profesjonalisty.
Co może nam zaoferować specjalista?
W walce o klientów firmy niszczące dokumenty prześcigają się w najlepszych ofertach i indywidualnym podejściu do klienta. Najlepsze z nich posiadają kompleksowy zakres usług odnoszący się zarówno do niszczenia dokumentacji papierowej, jak i tej zapisanej na nośnikach danych. Specjaliści oferują kompletne usługi. Na zlecenie odbierają dokumentację z siedziby, przewożą i utylizują za pomocą certyfikowanych urządzeń. Po wszystkim wystawiają również stosowne potwierdzenia poświadczające zniszczenie konkretnej puli dokumentów. Do najczęściej wykonywanych usług, jakie można wyróżnić na podstawie ofert czołowych firm w branży, należą:
-
- masowe niszczenie dokumentów – oczyszczanie archiwów lub biur z dużej ilości niepotrzebnej dokumentacji,
- cykliczna usługa niszczenia dokumentów – niszczenie dokumentów na stałe zlecenie klienta według potrzeby lub ustalonego grafiku,
- bezpieczne szafki na dokumenty – usługa polegająca na dzierżawie szafek z otworem wrzutowym, do których trafia niepotrzebna dokumentacja; szafki są opróżniane przez przedstawicieli zatrudnionej firmy według ustalonego grafiku, a dokumenty trafiają do utylizacji,
- niszczenie nośników danych – niszczenie dysków twardych, nośników optycznych, pamięci USB i innych współczesnych nośników zastępujących papierową dokumentację,
- mobilne niszczenie dokumentów – usługa polegająca na bezpiecznym niszczeniu dokumentów w siedzibie klienta lub w siedzibie firmy zlecającej usługę,
- sprzedaż certyfikowanych niszczarek biurowych i pojemników na dokumenty.
Jakie są zalety niszczenia dokumentów przy pomocy firmy profesjonalnie niszczącej dokumenty?
Decyzja o zatrudnieniu wykonawcy do zniszczenia niepotrzebnej dokumentacji to przede wszystkim komfort i wygoda. Firmy tego typu po dopięciu niezbędnych formalności biorą całą pracę na siebie. To także bezpieczeństwo i pewność, że dokumenty zostaną zniszczone zgodnie z prawem i obowiązującymi normami, a ich treść nie zostanie ujawniona konkurencji ani nie wypłynie, przysparzając tym samym zainteresowanym niepotrzebnych kłopotów. Wybór profesjonalisty to również oszczędność czasu i pieniędzy – dzięki niemu Ty i Twoi pracownicy możecie zająć się bardziej istotnymi zadaniami w firmie.
Źródło: Essi – utylizacja dokumentów